Wystawianie elektronicznych faktura staje się coraz częstszą praktyką. Mnóstwo przedsiębiorców zastępuje nimi te tradycyjne w formie papieru, głównie z tego względu, że pozwalają na poczynienie sporych oszczędności i nie wymagają tyle zachodu. E-fakturę można przesłać na adres mailowy, więc nie ma konieczności udawania się do najbliższej skrzynki pocztowej. Zużycie papieru, kopert, tuszu i drukarki także jest mniejsze, więc ekonomiczne korzyści widać już na pierwszy rzut oka. Dla tych, którzy chcą dowiedzieć się więcej o wystawianiu elektronicznych faktur przygotowaliśmy właśnie ten artykuł. Szczegóły znajdziecie poniżej.
- Aby elektroniczna faktura zachowała ważność musi zostać sporządzona w formie papierowej lub elektronicznej a jej treści musi być integralna i czytelna. Warto dodać, że nie wymaga podpisu.
- Osoba wystawiająca elektroniczną fakturę ma obowiązek zawrzeć w niej takie informacje jak: data wystawienia dokumentu, numer identyfikacyjny faktury, dane podatnika lub nabywcy towarów wraz z adresem siedziby firmy, numer identyfikacyjny podatnika, numer identyfikacji podatkowej nabywcy towarów/usług, datę dostarczenia towarów lub wykonania usługi, o ile jest ona inna od daty wystawienia faktury. Ponadto e-faktura musi zawierać nazwę towaru/usługi, która została sprzedana, ilość sprzedanych produktów lub informację na temat zakresu świadczonych usług, cenę jednostkową nie obejmującą podatku VAT (cena netto), informację o wysokości przyznanych rabatów, pełną kwotę transakcji bez podatku VAT (kwota netto), stawkę podatku, całościową kwotę sprzedaży netto obejmującą stawki podatkowe i kwotę zwolnioną od podatku a także wysokość kwoty podatku od całej wartości ceny netto i ostateczną należność ogółem.
- Każda z wystawionych e-faktur musi zostać przygotowana w sposób czytelny, zawarte w niej informacje muszą być zgodne z prawem i nie może zaistnieć żadna wątpliwość co do tego, że zostały one w jakikolwiek sposób zmienione już po jej sporządzeniu.
- Faktura elektroniczna może mieć formę wiadomości e-mailowej z dołączonym załącznikiem w formacie PDF lub CSV, postać faksu przesłanego drogą elektroniczną lub skanu dokumentów papierowych, o ile nie zostały one wprowadzone do tradycyjnego obiegu.
- Faktura elektroniczna nabiera ważności, gdy zostanie dostarczona przez sprzedawcę/osobę świadczącą usługi nabywcy.
- Nabywca ma prawo przesłać lub udostępnić fakturę sprzedawcy.
- Nabywca po otrzymaniu elektronicznej faktury zawierającej błędy ma prawo przesłać ją sprzedawcy do poprawy lub dostarczyć mu notę korygującą źle sporządzony dokument.
- E-faktury mogą być wystawiane także przez komorników i organy egzekucyjne. W takiej sytuacji ciąży na nich obowiązek dostarczenia ich zarówno sprzedawcy, jak i osobie zalegającej z uregulowaniem opłaty.
- Aby sprzedawca usług mógł wystawić elektroniczną fakturę, musi najpierw uzyskać zgodę nabywcy na jej sporządzenie. W przypadku braku zgody na taką formę dostarczenia faktury, sprzedawca musi wystawić ją w sposób tradycyjny i przesłać pocztą na adres wskazany przez nabywcę.
- W przypadku e-faktur także istnieje obowiązek ich 5-letniego przechowywania, licząc od ostatniego dnia roku, w którym za otrzymaną płatność widniejącą na fakturze odprowadzono podatek.